10月12日和10月15日，外国语学院于苍梧和通灌校区分别召开资助会议暨公益活动动员会。外国语学院辅导员赵冉主持会议，所有已经获得资助和即将申请资助的同学参加了会议。

会议分三项议程。辅导员赵冉向同学们详细介绍了建档和资助申请的条件、流程、评定原则、评定细节等。在确认现场同学都了解相关信息以后，她说明了公益活动的要求和参加公益活动的重要性，现场向同学们发放公益活动记录表，要求同学们认真填写，并认真完成公益活动。最后，在场的所有学生郑重写下承诺书，承诺在获得资助期间不挂科、不欠学分。会后，张同学表示，通过这个会议明白了建档、申请资助等流程，并理解了公益活动的意义。